Descubre las mejores herramientas para las reuniones online

Desde que se ha instalado el teletrabajo en nuestras vidas las reuniones se han convertido más en un problema que en una solución, ya que las empresas dedican alrededor del 15% de su tiempo a reuniones, y los directivos pueden llegar a pasar el 50% o más de su tiempo reuniéndose con los miembros de su equipo.

Sin embargo, no es el tiempo dedicado a las reuniones lo que es intrínsecamente negativo, sino la falta de productividad a la que pueden llegar las reuniones mal organizadas. Es habitual que una hora de reunión no sea nunca una hora. De ahí que planificar de forma eficiente el contenido de la reunión, distribuir las tareas, diseñar la fecha y hora teniendo en cuenta los calendarios de los asistentes, crear los elementos de acción, tener lápiz y papel a mano para tomar notas de forma eficiente, etc., sean “asuntos” relevantes.

Pero, además, conviene adquirir hábitos saludables para teletrabajar y también contar con apps y herramientas para que las reuniones online sean productivas, rentables y ayuden a cualquier grupo a aprovechar al máximo el tiempo de reunión.

Éstas son algunas de las mejor valoradas:

Demodesk. La startup alemana es una alternativa para la comunicación de video basada en la nube, que le permite compartir su pantalla a través de un escritorio virtual dedicado. Se centra en su tecnología de pantalla compartida para equipos de ventas, y hace que las conferencias sean sencillas, con programación y preparación automatizadas para ayudar a lograr los objetivos de la reunión. Esta app no requiere descarga, es compatible con los navegadores más recientes y permite que varias partes compartan el control del ratón y el teclado para el trabajo colaborativo y remoto. 

Zoom. Durante la pandemia se ha convertido en la reina de las herramientas para realizar videollamadas, en las que pueden participar muchos usuarios al mismo tiempo: admite hasta 1.000 personas participando y 10.000 pueden ver la sesión. La variante básica es gratuita y permite realizar vídeo llamadas con hasta 100 personas al mismo tiempo durante 40 minutos. Es, por tanto, una buena herramienta para los equipos que quieran reunirse de forma más corta y eficaz.

WhereBy. No necesita descarga y admite hasta 50 personas por llamada. La herramienta permite agregar fondos y logotipos personalizados para mostrar la marca de empresa, así como reaccionar con emojis cuando intervienen otros compañeros.

Vectera. Es una plataforma que permite programar citas y realizar reuniones online en las que se comparte una pizarra. Tiene una función integrada que registra toda la comunicación realizada en las reuniones, como anotaciones, grabaciones y pizarrones, ideal para poderse utilizar para referencia futura. 

Slido. Integra videoconferencia, uso compartido de pantalla y todas esas valiosas funciones para llevar sus reuniones remotas al siguiente nivel. Con ellas, se pueden tener reuniones interactivas con preguntas, encuestas y sondeos, dejando automáticamente un registro revisable de las respuestas. 

Livestorm. Es una herramienta de comunicación por video muy bien valorada por los usuarios. Muy flexible para seminarios web, demostraciones de productos, capacitación de clientes, reuniones de equipo y cursos online. Livestream ayuda a administrar los webinars de un extremo a otro, desde la planificación, el registro y los recordatorios automatizados hasta la producción y el análisis. Se integra con herramientas como Salesforce, HubSpot, Slack y Facebook píxel. 

Groupmap. Funciona capturando el pensamiento individual primero y luego revelando la perspectiva del grupo para las sesiones de brainstorming que tienen lugar en el espacio digital. Al ser estas tormentas de ideas una de las estrategias más utilizadas para exprimir todo el poder creativo del equipo y definir la estrategia, la planificación y la toma de decisiones, esta herramienta resulta muy útil.

Sketchboard. El uso de pizarrones para explicar a los compañeros desde diagramas de flujo hasta interfaces de usuario, experiencias de usuario, gráficos… se echa de menos en las reuniones de teletrabajo. De ahí Sketchboard, una herramienta basada en Espoo que proporciona un lienzo en blanco para expresar nuestras ideas visualmente, trabajar en colaboración y resolver problemas complejos juntos. 

AWW. Es uno de los paneles de trabajo colaborativos más sencillos, con un software fácil de usar. Consiste en un lienzo simple y en blanco para compartir las ideas con los equipos, y aprovechar la visualización digital. Funciona en cualquier dispositivo y navegador, y no requiere hardware adicional para funcionar, lo que facilita que su equipo salte a su próxima reunión remota. 

No obstante, y a pesar de que el teletrabajo es muy habitual, un nuevo informe COTS, basado en 25.000 encuestas asegura que en España esta nueva forma de trabajar se está reduciendo casi a la mitad desde 2020 y que el trabajo presencial está volviendo. Según los investigadores del estudio, se debe principalmente a la escasa base tecnológica del empleo en nuestro país lo que hace muy difícil que se imponga el teletrabajo de forma mayoritaria.